Khi doanh nghiệp lớn mạnh, việc thay đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH một thành viên trở nên cần thiết để phù hợp với nhu cầu phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh. Tuy vậy, quá trình này yêu cầu phải chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định pháp luật để tránh gặp phải rủi ro liên quan đến pháp lý và tài chính. Trong bài viết này của Luật Gia Khang sẽ cung cấp hướng dẫn về thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH một thành viên, kính mời quý độc giả theo dõi.
Căn cứ pháp lý
- Luật hỗ trợ cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa được ban hành năm 2017.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về việc đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị định 39/2018/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số điều của luật hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Mô hình hộ kinh doanh cá thể khá phổ biến ở Việt Nam. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, nhiều hộ kinh doanh muốn chuyển đổi sang hình thức công ty để mở rộng quy mô, tăng cường nhân lực và dễ dàng tiếp cận với nhiều khách hàng lớn hơn.
Khi nào nên chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty?
Theo Khoản 3 Điều 66 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, quy định như sau:
Những hộ kinh doanh có từ 10 lao động trở lên phải thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định.
Các hình thức doanh nghiệp có thể bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần và công ty hợp danh.
Tuy nhiên, đối với việc thành lập doanh nghiệp tư nhân, có một hạn chế được nêu tại Khoản 2, Điều 9 Nghị định 139/2007/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp, ghi rõ: “Mỗi cá nhân chỉ được phép đăng ký một doanh nghiệp tư nhân hoặc một hộ kinh doanh cá thể hoặc làm thành viên hợp danh trong một công ty hợp danh, trừ khi các thành viên hợp danh còn lại có thỏa thuận khác. Cá nhân làm chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc hộ kinh doanh cá thể, hoặc thành viên hợp danh có quyền thành lập hoặc tham gia thành lập công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần”.
Vì vậy, hộ kinh doanh cá thể không được phép thành lập doanh nghiệp tư nhân, mà chỉ có thể thành lập công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.
Xem thêm: Chủ Hộ Kinh Doanh Có Được Thành Lập Công Ty Hay Không?
Thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty, doanh nghiệp
Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi
Để chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký thành lập hộ kinh doanh bản chính.
- Bản sao hợp lệ và còn hiệu lực của giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Điều lệ công ty.
- Đơn đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp.
- Danh sách các thành viên trong doanh nghiệp nếu là công ty TNHH có từ 2 thành viên trở lên hoặc danh sách cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần.
- Nếu có thành viên góp vốn bổ sung, cần chuẩn bị bản sao hợp lệ của quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức.
- Bản sao còn hiệu lực của CMND/CCCD/hộ chiếu hoặc giấy tờ liên quan phù hợp của người đại diện theo pháp luật cùng các thành viên hoặc cổ đông.
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu đại diện doanh nghiệp không có mặt tại địa phương.
- Bản sao có hiệu lực của CMND/CCCD/hộ chiếu hoặc giấy tờ liên quan của người được ủy quyền.
Nộp hồ sơ
Sau khi hoàn thiện hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp cần nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện việc nộp hồ sơ trực tuyến qua trang web https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ để được xử lý hồ sơ nhanh chóng.
Thời gian giải quyết
Sau khi Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính tiếp nhận hồ sơ, quá trình xem xét và kiểm tra hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp sẽ được tiến hành. Kết quả sẽ được trả trong khoảng 2 đến 5 ngày làm việc, tính từ thời điểm hồ sơ được nộp.
Lợi ích và hạn chế khi chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
Lợi ích khi chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
Chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp mang lại nhiều ưu thế nổi bật, giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh:
- Tư cách pháp nhân chuyên nghiệp: Doanh nghiệp được hoạt động với con dấu riêng, tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch dân sự và dễ dàng vay vốn từ ngân hàng.
- Trách nhiệm hữu hạn: Chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ, giảm rủi ro tài chính cho chủ sở hữu.
- Hưởng nhiều hỗ trợ và cơ hội phát triển: Doanh nghiệp được các hiệp hội nghề nghiệp hỗ trợ, tiếp cận ưu đãi đầu tư từ nhà nước. Đặc biệt, với chức năng mới, bạn có thể huy động vốn từ cá nhân, tổ chức khác, mở rộng nguồn vốn vay ngân hàng, từ đó phát triển sản xuất kinh doanh và nâng tầm vị thế trên thị trường.
Đặc biệt, khi hộ kinh doanh chuyển thành doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được hàng loạt chính sách ưu đãi từ nhà nước:
- Miễn toàn bộ lệ phí đăng ký doanh nghiệp lần đầu và chi phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Miễn lệ phí môn bài trong 3 năm kể từ ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
- Miễn phí thẩm định và lệ phí cấp phép kinh doanh lần đầu cho các ngành nghề có điều kiện.
- Được hỗ trợ miễn phí tư vấn, soạn thảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
- Nhận tư vấn, hướng dẫn miễn phí về thủ tục thuế và chế độ kế toán trong 3 năm đầu sau khi đăng ký.
- Được miễn hoặc giảm thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành.
Điều kiện áp dụng các hỗ trợ trên: Hộ kinh doanh phải đã đăng ký và duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh liên tục ít nhất 1 năm trước khi thành lập doanh nghiệp, tính đến ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
Xem thêm: Giải Đáp: Hộ Kinh Doanh Có Tư Cách Pháp Nhân Không?
Hạn chế khi chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
Dù mang lại nhiều lợi ích, việc chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp vẫn khiến không ít hộ kinh doanh, kể cả những nơi có doanh thu ổn định, e dè vì những mối lo đáng kể. Dưới đây là những lý do chính khiến họ “ngại” thay đổi:
- Gánh nặng thuế má nặng nề: Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều loại thuế và mức thuế suất cao hơn hẳn so với hộ kinh doanh, bao gồm thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, cùng các loại thuế khác như thuế bảo vệ môi trường, thuế xuất nhập khẩu hay thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Chi phí vận hành tăng cao: Sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp buộc phải lập sổ sách kế toán, chi tiền thuê dịch vụ kế toán hàng tháng, mua chữ ký số, hóa đơn điện tử – những khoản phát sinh không nhỏ ảnh hưởng đến ngân sách.
- Sổ sách kế toán phức tạp: Quy định về kế toán của doanh nghiệp đòi hỏi sự tỉ mỉ trong kê khai, quyết toán thuế, lập báo cáo sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính. Tất cả phải tuân thủ đúng luật, đúng hạn và chuẩn mực kế toán, gây áp lực lớn về thời gian và chuyên môn.
- Quy định chặt chẽ về lao động và giải thể: Việc tuyển dụng, sa thải nhân sự hay giải thể doanh nghiệp đều phải tuân theo quy trình pháp lý nghiêm ngặt, không đơn giản như khi vận hành hộ kinh doanh.
- Thủ tục hành chính rườm rà: Doanh nghiệp phải thực hiện nhiều quy định phức tạp hơn về bảo hiểm, lao động, phòng cháy chữa cháy,… Những thủ tục này không chỉ tốn thời gian mà còn làm tăng chi phí, tạo thêm thách thức cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xem thêm: Thuế Hộ Kinh Doanh Cá Thể Và Những Điều Bạn Cần Biết
Lưu ý khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Trong hành trình chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, bạn cần đặc biệt chú ý đến các vấn đề quan trọng sau để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ:
Mã số thuế
- Đơn vị chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp sẽ được cấp một mã số thuế mới dựa trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đánh dấu bước khởi đầu mới.
- Mã số thuế cũ của hộ kinh doanh sẽ hết hiệu lực và được tái sử dụng làm mã số thuế cá nhân cho người đại diện của hộ kinh doanh trước đây.
Nghĩa vụ thuế
Để chuyển đổi thành công từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế trước khi thực hiện bước tiếp theo.
Nếu nghĩa vụ thuế vẫn còn tồn đọng:
- Doanh nghiệp mới sau khi chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ trách nhiệm thuế từ hộ kinh doanh cũ, không thể trốn tránh.
- Trong trường hợp chuyển đổi thành công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với các khoản nợ thuế của hộ kinh doanh trước đó.
Luật Gia Khang vừa chia sẻ toàn bộ thông tin cần thiết về quá trình “chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty”. Hy vọng rằng những nội dung này sẽ mang lại giá trị thực tế cho quý bạn đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp hay hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ qua Hotline: 0886.1215.66 – 0918.09.09.88. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn tận tình, nhanh chóng và chi tiết nhất!
Tham khảo:
Dịch Vụ Thành Lập Hộ Kinh Doanh Cá Thể
Quy Định Về Mức Phạt Chậm Đăng Ký Thuế Hộ Kinh Doanh
Giải Đáp: Hộ Kinh Doanh Cá Thể Có Xuất Khẩu Được Không?